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移転を成功させる5つのポイントpoint

お引越しをお考えのご担当者様へ、弊社がこれまでの経験・実績を基にした「オフィス移転成功のための5つのポイント」を伝授いたします。

会社の引越しは、会社の一大プロジェクトです。
この大プロジェクトを成功させるためには、押さえるべき「5つ」のポイントがあります。

1:移転目的や要望の明確化

ご検討中の企業様へ、弊社が最初に必ず確認をしていることがあります。それが「移転の目的」と「要望の優先順位」です。

お客様の要望をすべて叶えることが私共の使命ですが、内容や目的によってはすべてを叶えることが難しい場合があります。その際、オフィス移転の方針を決定するための指針が「移転の目的」と「要望の優先順位」なのです。

今回の目的は「拡大移転」でしょうか。それとも「縮小移転」でしょうか。
もしくは「オフィスの整理」や「書類を減らす事」が目的である場合も、方針が変わってきます。

さらに、物件を選ぶ際の優先順位はいかがでしょうか。「利便性」「家賃」「ランドマーク的ビルへの入居(宣伝効果)」等、優先する項目により入居物件の選択肢が変わります。

まずは「移転計画」に関する軸をしっかりと固めてきましょう。 担当者がお客様のご要望などをヒヤリングし、移転プロジェクトのサポートをいたします。

2:オフィス移転が決定した後、確認すべき内容

実際にオフィス移転が決定した後、まずは現在オフィスが入居している物件の契約状況等の確認が必要です。

まずは「契約期間の確認」や「現状復旧範囲の確認」を行いましょう。
この確認をおろそかにすると、想定した時期の退去がかなわずオフィス移転がスムーズに運ばない可能性がございます。また現状復旧範囲の認識が契約内容と相違があった場合、退去後にトラブルとなるケースも想定されます。
現在の契約状況などを再度確認し、適切なオフィス移転時期を定めましょう。

オフィス移転が決定した後、移転先の物件を選定する必要がございます。
「オフィス移転の目的や要望の明確化」にもあった通り、「どういった目的でオフィス移転を行うのか」「オフィス移転を行う際の最重要事項はなにか」を再度確認し、物件を選定しましょう。

「最寄り駅の利便性はどうか」「物件の間取り」「EV有無」「階段・段差の有無」等も、確認すべき内容のひとつです。
また移転を行う際の「荷捌場の有無」「搬出入導線」等も、あらかじめ確認しておく必要があります。

オフィス移転東京21では、移転先の物件選びについてもサポートを行っております。
物件の特徴はもちろん「荷捌場の有無」「搬出入導線」に関しましても、プロの目線からアドバイスが可能です。

物件やオフィス移転の計画が定まってきたら、「オフィス移転に関わる必要な届出」や「業者への連絡」が必要になります。

例えば…

移転に関わる必要な届出や確認事項:ビルへの作業届・EV使用届・搬出入申請書(ビルの防災センターに確認)・道路使用許可
業者への連絡:移転業者の他に、電話・LAN・電源業者等

届け出や業者への連絡等が遅れてしまうことで、オフィス移転時期が大きくずれてしまう・スケジュール通りにいかない、といったトラブルが予想されます。こういったトラブルを避けるためにも、事前の確認や連絡が重要です。
とはいえ、オフィス移転担当者様は通常の業務もある中、業者や届け出への細かな対応はなかなか難しいのが実情です。

上記の「届け出」や「業者への連絡」等に関しましても、オフィス移転東京21へご相談ください。
オフィス移転東京21では、オフィス移転にまつわるすべての手続きを一括にて承っております。

3:良いオフィス移転業者を選びましょう

オフィス移転を行うとなった際に最も重要となるのが「オフィス移転業者選び」です。
オフィス移転に関して段取り良く進めていても、オフィス移転業者による「荷物の紛失」や「運搬時の事故」があっては本末転倒です。

それでは、良いオフィス移転事業者はどのようにして選べば良いでしょうか?
オフィス移転東京21では、「移転業者の資本金」「見積対応の速さ」「移転実績数」で見極めるべきだと考えます。

また、見積対応の速さに加えて、見積書の正確さ・内容にも注目すべきです。
オフィス移転に関する見積もりを依頼し、返答のあったお見積書をご確認ください。

チェックすべき項目

・梱包資材枚数(段ボール・PC梱包材)
 想定される御社の荷物数と、梱包資材の数に整合性はありますか?
 極端に多い・極端に少ない場合は、注意が必要です。

・「一式」で表現されている項目の内容確認
 項目の内容が「一式」といった記載でまとめられている場合、内容の確認を行うべきです。
 どういった内容にどのくらいの費用がかかっているのか確認しましょう。

・移転後の段ボール回収の有無
 オフィス移転が完了した後、荷ほどきが終わった段ボールの回収があるかどうかをチェックしましょう。
 開梱済みの段ボールの回収がない場合、梱包材を御社で処分する必要があります。

お見積書を見た際に「これはどういう意味だろう?」「この項目はなぜこの費用なのだろう?」と思う部分があった際は、必ずオフィス移転業者へご質問ください。

4:オフィス移転が決定! 社内での情報共有等について

オフィス移転について詳細が決定したら、社内での情報共有が必要となります。

オフィス移転成功のカギとして、社員の皆様の協力は不可欠です。
そのため、移転前の情報共有や調整・連携について取り組んでいきましょう。

社員の皆様へご協力いただく内容は2つで、「梱包説明会の実施」と「梱包期限を厳守してもらう」ことです。梱包説明会は、オフィス移転の規模等にもよりますが主にオフィス移転の2〜3週間前に実施します。

説明会は、社員様へ「梱包方法の周知」や「オフィス移転に関する不安を解消」する目的があります。
オフィス移転東京21では「オフィス移転 梱包説明会」の開催もサポートを行っております。

また、荷物の梱包期限を厳守していただくことも重要です。
梱包期限が守られない場合、オフィス移転のスケジュールへ大きな影響を与えます。
社員の皆様へ、梱包期限の厳守について重々説明を行いましょう。

5:オフィスの引っ越し日は目前。移転前後で確認すべき内容

オフィス移転を成功させるポイントの一つが事前確認と移転後のチェックです。

移転前の最終確認事項

発送荷物について、ラベルの貼り忘れがないかを確認しましょう。
せっかく梱包期限までにしっかりと梱包した荷物であっても、ラベルが貼られていない・ラベルの貼り間違いがあると、正しい場所へ運搬がされず荷物の紛失につながります。

大切なお荷物や什器について、しっかりと最終確認を行いましょう。

また複合機の「離線結線依頼」も重要です。
こちらはお使いの複合機メーカーへ連絡する必要がございます。
ご不明点があった際には、オフィス移転東京21へご相談ください。

オフィス移転後の確認事項

オフィス移転後はどうでしょう。
移転後は、到着した荷物の確認やオフィスのレイアウトチェック等を行いましょう。

到着荷物の破損の有無はもちろん、什器の設置位置について事前の打ち合わせと同じレイアウトになっているかの確認が重要です。
また大型の什器や精密機器等に関して、耐震施工が行われているかも確認しましょう。
確認後、オフィス移転に関して不備や不明点等があった際には、早急にオフィス移転業者へ確認しましょう。



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